АВТОМАТИЗАЦИЯ УЧЕТА ОТДЕЛА ВНЕВЕДОМСТВЕННОЙ ОХРАНЫ

Опыт, накопленный специалистами компании ИстЛайн, позволяет не только адаптировать под требования заказчика стандартные конфигурации программного обеспечения на платформе «1С: Предприятие 8», но и создавать новое, специализированное программное обеспечение. Примером подобных работ может служить программа «ИстЛайн: Учёт отдела вневедомственной охраны». 

Отделы вневедомственной охраны (ОВО) занимаются разнообразной охранной деятельностью по договорам с организациями и частными лицами, а также ведут проектирование, поставку, монтаж и обслуживание охранных систем. 

Важным фактором повышения эффективности работы ОВО является автоматизация учёта. Использование автоматизированной системы учёта позволяет быстро и оперативно получать информацию обо всех охраняемых объектах, договорах, состоянии расчётов с клиентами, своевременно формировать документы, справки, отчёты, а также предоставлять необходимую информацию вышестоящим управлениям и инспектирующим органам. 

Для автоматизации учёта в ОВО компания "ИстЛайн" разработала конфигурацию «ИстЛайн: Учёт отдела вневедомственной охраны». Данный программный продукт создан на основе типовой конфигурации «Бухгалтерия государственного учреждения (ред. 2.0 и ред. 1.0)» системы программ "1С: Предприятие 8", поэтому включает все возможности этой конфигурации по ведению бухгалтерского учёта в бюджетных организациях. 

Автоматизированная система позволяет вести в единой информационной базе бухгалтерский учёт в соответствии с Инструкцией по бухгалтерскому учёту в государственных учреждениях, учёт взаиморасчетов с клиентами, а также оперативный учёт заключенных договоров и обслуживаемых объектов.

Описание программы 

«ИстЛайн: Учёт отдела вневедомственной охраны»

Учёт работ и услуг по договорам охраны собственности частных лиц и расчетов по ним

Договор с частным лицом на охрану собственности содержит следующую основою информацию: Номер договора, дата договора, вид договора, условие договора (трёхсторонний, двухсторонний и т. д.), категория клиента (пенсионер, инвалид ВОВ, работник ОВО, клиент без льгот и т. д.), тип охраняемого объекта, номер ПЦО, адрес охраняемого объекта, контактные телефоны (домашний, служебный, мобильный), район, квадрат охраны, участок охраны, скидка на услуги охраны, дату монтажа оборудования охраны, дата деблокировки, дата капитально ремонта оборудования, сведения о понятых, комментарии, источники информации при заключении договора. 

Ввод адреса охраны осуществляться выбором из адресного классификатора, а так же существует возможность автозаполнения адреса и контактных телефонов по адресу и телефонам указанных в карточке контрагента.

Форма договора на охрану физического лица позволяет просмотреть следующие данные:

Текущий статус договора с вводом даты статуса, документа регистратора, а также просмотр всей истории статусов, текущую суммы оценки имущества с вводом даты оценки, документа регистратора, а также просмотр все истории оценок имущества, базовый тариф для типа охраняемого объекта, просчитать сумму оплаты на текущий месяц.

Оценка имущества физического лица

При заключении договора на охрану физического лица существует возможность оценить сумму имущества, что в последующем может отразится на сумме ежемесячного платежа за услуги охраны. Для ввода оценки в системе предусмотрен документ «Оценка стоимости имущества по договорам физ. лиц» с указанием суммы имущества. Для расчёта суммы доплаты существуют регистр «Тариф доплаты за имущество для физ. лиц» с указанием тарифа доплаты за имущество и максимальным пределом суммы имущества. Ввод документа «Оценка стоимости имущества по договорам физ. лиц» возможен из формы договора физ. лиц. Для ввода истории оценок имущества по списку, договором предусмотрен документ «Оценка стоимости имущества по договорам физ. лиц» с видом операции «Оценка стоимости имущества физ. лиц ввод начальной информации».

Каждый договор в системе имеет определенный статус – «действует», «приостановлен», «приостановлен с дополнительной оплатой» или "расторгнут" (с указанием причины). Количество договоров, заключённых с одним клиентом, может быть любым и зависит от количества охраняемых объектов. Измените статусов договора осуществляется рядом документов:

Ввод начальной информации по статусам договоров физ. лиц (для первичных данных по статусам), регистрация договоров охраны физ. лиц (при заключении договора), изменение статусов договора (изменение текущего статуса), массовое изменение статусов договоров физ. лиц (позволят изменить статут сразу нескольким договорам, заполнение договора в документ может происходить автоматически с учетом статус, суммы долга и прочих отборов).

Ввод документов возможен из формы договора.

В системе учёта договоров физических лиц, предусмотрен ввод следующей технической информации:

  • Характеристики объекты: Блокировка, Блокировка способ, Количество ключей, Количество комнат, Краткая характеристика объекта, Наличие огнестрельного оружия на объекте, Наличие собаки на объекте, Расположение индикаторных ламп (светодиодов), Установлена тревожная кнопка, Уязвимые места (вероятного отхода преступника), Уязвимые места (вероятного проникновения). Так же существует возможность ввода произвольных характеристик.
  • Дополнительный рубежи охраны: номер ПЦО, номер рубежа.
  • Дополнительный рубежи охраны: номер ПЦО, номер рубежа.
  • Ключи: описание ключа, ответственный за хранение, количество, дата принятия ключа, дата выдачи при расторжении, дата сверки.
  • Срабатывание приборов: прибор, причина срабатывания, ложное срабатывание, комментарий.
  • Доверенные лица: ФИО, степень родства, адрес, контактные телефоны, место работы.
  • Доверенные лица: ФИО, степень родства, адрес, контактные телефоны, место работы.
Ввод всех технических данных осуществляется через форму договора.

Начисление за охрану физических лиц

Начисление платы за услуги по охране производится с помощью документа «Начисление за охрану физических лиц». В документе предусмотрено автоматическое заполнение списка частных лиц и расчёт сумм начислений с произвольными отборами по реквизитам и характеристиками справочника «Договора». Расчёт начисление учитывает все изменения в течение месяца начисления по статусу договора, сумме оценки имущества, основному тарифу объекта, произвольной доплате, скидке. Для документа предусмотрена печатная форма бухгалтерской справки (ф.0504833).    

Штраф за ложный вызов

В системе предусмотрены регистрация ложных вызовов на объекты охраны и расчёт суммы штрафных санкций за них. Регистрации производится документом «Начисление штрафа за ложный вызов» с указание причины срабатывания и номер корешка талона. 

Все начисления и оплаты за охрану осуществляются с использования дополнительной аналитике счета «205.31» - «Виды начислений», что позволяет формировать типовые отчеты «Оборотно - сальдовая ведомость по счёту», «Анализ субконто», «Анализ счёта» в разрезе данной аналитике. 

Расчет ежемесячных начислений в системе может осуществляться по трем типам начислений:

Фиксированы тариф. Сумма начисление одна и та же из месяца в месяц, расчётная единица измерения – месяц. (применяется, в основном, при охране с помощью «Мобильного GSM»).

Почасовой режим охраны. Сумма начислений различная из месяца в месяц в зависимости от указанных дней охраны и оплаты за час. Расчётная единица измерения – час. 

Тариф по среднегодовой в месяц. Сумма начисление одна и та же из месяца в месяц, расчётная единица измерения – час. Расчет суммы происходит от количества средних часов за месяц X на тариф оплаты за час. 

Формирование уведомлений

Для формирования уведомлений о кредиторской задолженность служит документ «Уведомление о кредиторской задолженности (физ. лицу)» с возможность печати формы уведомления и авторасчёту суммы долга. Так же существует возможность массового формирования уведомлений с произвольными отборами по реквизитам договора и сумме долга с помощью документ «Формирование уведомлений». 

Система включает ряд специализированных отчётов по договорам. Все отчёты построены на схеме компоновки данных, что позволяет пользователю самостоятельно настраивать произвольные отборы и группировки отчёта и так же оформлять выходящие данные отчетов.

Отчеты:

  • Оборотно - сальдовая ведомость по статусам договоров охраны;
  • Ведомость должников по инспекторам;
  • Отчёт по статусам договоров охраны;
  • Поиск охраняемых объектов по адресу;
  • Список клиентов по договорам охраны физических лиц;
  • Должники по оплате по договорам охраны;
  • Должники прошлых периодов.

Билинг с банковскими системами

Для осуществления билинга разработаны специализированные обработки по выгрузке дебиторской задолженности и загрузке оплат по договорам. Для идентификации платежа используется реквизит лицевой счет справочника Договоры (формируете автоматически). 

Массовая печать квитанции за услуги охраны

Для уведомления клиентов о начисленной задолженность в системе также существует возможность массовой печать квитанции на оплату с указанием номера договора, адреса и суммы долга. Для идентификации платежа существу возможность печать штрих-кода, состоящего из номера договора, района и специальных символов оператора, принимающего платёж. 

Формирование претензий

Для формирования претензий о дебиторской задолженность служит документ «Претензия по договору охраны физ. лица» с возможность печати формы претензии и авторасчёту суммы долга. Так же существует возможность массового формирования претензий с произвольными отборами по реквизитам договора и сумме долга с помощью документ «Формирование претензий».

Учёт работ и услуг по договорам охраны собственности организаций и расчётов по ним

Договор с юридическим лицом на охрану собственности содержит следующую основою информацию: номер договора, дата договора, вид договора, условие договора (трёхсторонний, двухсторонний и т.д), руководитель, инспектор, район, день оплаты, месяц оплаты.

Форма договора на охрану юридического лица позволяет просмотреть: текущий статус договора с вводом даты статуса, документа регистратора, а также просмотр все истории статусов, историю изменений тарифов по объектам, контактные лица по договору, установление приборы.

Для отражения объектов охраны юридических. лиц в системе реализован справочник «Охраняемые объекты» содержащий реквизиты: наименование, адрес объекта, телефоны, район, тип объекта, вид охраны, категория важности, оборудования ОПС, категория объекта, номер литерного дела, примечания.

Так же в справочнике существует возможность просмотра текущего режима охраны и ввода проведённых обследований на объектах. 

Для гибкого представления данных по объектам охраны реализована специализированная форма списка Документ, использующая механизмы СКД и позволяющие пользователям задавать произвольные группировки, отборы, а также оформлять выводимые данные. 

В системе учёта договоров юридических лиц предусмотрен ввод следующей технической информации по ключам объектов: номер ключа, статус ключа, характеристик ключа: Установлена тревожная кнопка, Расположение индикаторных ламп (светодиодов), Уязвимые места, Телефон, Краткая характеристика, ответственные лица: контактное лицо, адрес должность, зоны охраны ключа, приборы установлены на ключе: дата ввода в эксплуатацию, прибор, количество, срабатывание приборов: дата и время срабатывания, зона срабатывания, пробор, ложное срабатывание, технические параметры шлейфов: ключ, зоны охраны, начальные параметры, измерения. 

В справочник ключей существую возможность хранения план схемы ключа в виде картинки. 

Для отражения статуса ключ («действует», «приостановлен» "расторгнут") определен регистр «Значения статусов ключей объектов». Ввод данных в регистр осуществляется документами: «Регистрация ключей объекта» и «Изменение статуса ключей объекта».

Каждый объект охраны в системе имеет определенный статус – «действует», «приостановлен», «приостановлен с дополнительной оплатой» или "расторгнут" (с указанием причины). Количество договоров, заключенных с одним клиентом, может быть любым и зависит от количества охраняемых объектов. 

 Измените статусов объектов осуществляется рядом документов: ввод начальных статусов по объектам и договорам ЮЛ (для первичных данных по статусам), регистрация новых объектов к договору на охрану (при заключении договора), изменение статусов договора (изменение текущего статуса).  

Ввод документов возможен из формы договора.

Перечни на охрану объектов

Для ввода тарифов по объектам с типом начисления «Фиксированы тариф» или «Почасовой режим охраны» предусмотрен документ «Перечень охраняемых объектов по договору организации» с возможностью указания графика охраны и оплаты за час или суммы оплаты за месяц. 

Для ввода тарифов по объектам с типом начисления «Тариф по среднегодовой в месяц» предусмотрен документ «Изменение тарифов оплаты по объектам охраны» с возможностью указания оплаты за месяц и суммы часов за месяц. 

Для анализа изменения тарифов из расчёта предварительной суммы за произвольный период предусмотрен отчет «Печать перечней охраняемых объектов» с произвольными отборами по реквизитам объекта и договора. 

Начисление за охрану объектов

Начисление платы за услуги по охране объектов производится с помощью документа «Начисление за охрану, сопровождение организаций». В документе предусмотрено автоматическое заполнение списка объектов и расчет сумм начислений с произвольными отборами по реквизитам и характеристиками справочник «Договора», «Объекты». Расчёт население учитывает все изменяя в течении месяца начисления по статусу договора, тарифу, графику охраны. В документе предусмотрен механизм авто формирования документов на оплату «Счёт», «Счёт-фактура», «Акт об оказание услуг». 

Для массовой печати документов на оплату предусмотрены обработки по печати документов «Массовая печать счетов» и «Массовая печать счет-фактур и актов». При печати документов существует возможность печать название конкретного объекта начисления. 

Штраф за ложный вызов

В системе предусмотрены регистрация ложных вызовов на объекты охраны и расчёт суммы штрафных санкций за них. Регистрации производится документом «Начисление штрафа за ложный вызов» с указание причины срабатывания и номер корешка талона. Из документа существую возможность сформировать документ «Счет» и «Счет - фактура». 

Все начисления за охрану объектов осуществляются с использованием дополнительной аналитики счета «205.31» - «Виды начислений», что позволяет формировать типовые отчёты: «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту», «Анализ субконто», «Анализ счёта» в разрезе данной аналитики. 

Формирование претензий

Для формирования претензий о дебиторской задолженности служить документ «Претензия по договору охраны юридического лица» с возможностью печати формы претензии и авторасчёту суммы долга. Так же существует возможность массового формирование претензий с произвольными отборами по реквизитам договора и сумме долга с помощью документа «Формирование претензий». 

На основании учётных данных в системе можно сформировать разнообразные отчёты: 

  • Ведомость должников по инспекторам;
  • Ведомость по договорам охраны на сопровождение и ООП;
  • Должники по оплате по договорам охраны;
  • Должники прошлых периодов;
  • Оборотно-сальдовая ведомость по статусам договоров охраны;
  • Отчёт по источникам финансирования договоров охраны юридических лиц;
  • Часы охраны по видам охраны (по среднегодовому тарифу);
  • ОБЩИЙ СТАТИСТИЧЕСКИЙ ПЕРЕЧЕНЬ принятых и снятых объектов;
  • Реестр охраняемых объектов.  

Познакомьтесь с примерами наших реализованных решений:

АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА ДЛЯ ПРОВЕДЕНИЯ СОЦИАЛЬНЫХ ВЫПЛАТ

Большой объём документов, необходимость формировать пакеты документов для проведения социальных выплат, чётко отслеживать их движение, потребовали от одного из областных департаментов перехода на электронный документооборот. Ранее документооборот по социальным выплатам вёлся на бумаге.