Многие пользователи облачного сервиса «1С Фреш» ведут учёт для нескольких организаций. Это можно делать по-разному:

- вести учёт для нескольких организаций в одной информационной базе

- вести учёт для каждой организации в отдельной информационной базе

Вести учёт в одной информационной базе рекомендуется в том случае, если организации связаны между собой. Например:

- организации принадлежат одному собственнику или одной группе собственников;

- у этих организаций номенклатура, контрагенты и другая справочная информация в существенной степени совпадают.

В этом случае можно получать сводные отчеты по нескольким организациям, использовать одинаковых контрагентов, одинаковые позиции номенклатуры и т.п. – их нужно будет вводить только один раз.

К сожалению, намеренно неправильное использование возможностей сервиса «1С: Фреш», способно создать проблемы для организаций, по которым ведётся учёт, привести к значительным затратам на их устранение.

Наш клиент – сеть автосервисов – заключил договор «1С: Фреш». Ранее учёт для клиента вёл бухгалтер-аутсорсер, используя, этот же сервис. Было необходимо перенести информационные базы шести организаций компании-клиента в новый сервис.

При проведении обследования выяснилось, что бухгалтер-аутсорсер, с целью экономии средств на оплату дополнительных баз в сервисе, вёл в одной базе 54 (!!!) организации.

Простая, казалось бы, задача на глазах превратилась в серьёзную. Специалистам нашей компании пришлось выполнить ряд операций, которые позволили успешно перенести информационные базы клиента:

- выгрузили общую информационную базу на 54 организации

- написали обработку, которая позволила в автоматическом режиме вычленить необходимые информационные базы из общей базы

- проверили корректность данных

- загрузили отдельные информационные базы шести организаций клиента в новый сервис «1С: Фреш»

- проверили корректность загрузки и работоспособность баз в новом сервисе.

Таким образом задачи, поставленные клиентом, были выполнены, однако стоимость этих работ многократно превысила «экономию» его бухгалтера-аутсорсера на оплате дополнительных баз в сервисе «1С: Фреш».