Клиент: компания — IT-разработчик с командой из 30 сотрудников.

Тип предприятия: организация с кадровым и бухгалтерским учетом, переходящая на электронный документооборот.

Проблема: компания столкнулась с рядом трудностей в кадровом документообороте и взаимодействии с сотрудниками:

1.    Потеря заявлений и срыв сроков. Заявления на отпуск оформлялись на бумаге, часто терялись или задерживались при согласовании. В результате возникали риски несвоевременной выплаты отпускных и нарушения требований трудового законодательства.

2.    Дублирование бумажных документов. Несмотря на внедрение электронных заявок, приказы продолжали оформляться на бумаге, что приводило к дублированию процессов и перегрузке.

3.    Неудобства для удаленных сотрудников. Бухгалтер работала вне офиса, и передача заявлений и приказов требовала дополнительных усилий, занимала время.

4.    Отсутствие прозрачности. Сотрудники не всегда получали расчетные листы и не имели удобного доступа к остаткам отпусков и справкам.

5.    Невозможность быстрого оповещения. Регламенты и приказы доводились до сотрудников вручную, без фиксирования факта ознакомления.

Запрос клиента:

автоматизировать кадровый документооборот, чтобы:

·         ускорить подачу и обработку заявлений;

·         исключить потерю документов;

·         перейти на юридически значимый электронный документооборот;

·         обеспечить сотрудников удобным доступом к расчетным листам, отпускам и справкам;

·         снизить нагрузку на кадровую службу и бухгалтерию.

Решение:

Мы внедрили сервис «1С Кабинет сотрудника», интегрированный с «1С: Зарплата и управление персоналом».

Основные возможности решения:

1. Электронные заявления и приказы. Сотрудники отправляют заявления (отпуск, справки, изменение персональных данных) из личного кабинета. Документы автоматически попадают в 1С и формируют приказы без ручного ввода данных.

2. Юридическая значимость. Для подписания документов используются:

·         усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) работодателя,

·         усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) сотрудника, которая выпускается бесплатно прямо в кабинете.

3. Расчетные листки онлайн. Автоматическая публикация расчетных листков в приложении с push-уведомлениями и подтверждением факта ознакомления.

4. Прозрачность отпусков. Сотрудники видят остатки отпусков и могут заранее планировать график.

5. Доступ к справкам и регламентам. Возможность заказать справку (например, 2-НДФЛ), а также подписывать обязательные для ознакомления документы (регламенты, приказы).

6. Универсальность внедрения. Сервис работает как в облаке (минимум нагрузки на IT), так и в локальной версии для компаний с повышенными требованиями к безопасности.

“До” и “после” (ожидаемые результаты):

До: бумажные процессы, потеря заявлений, несоблюдение сроков; отсутствие системы рассылки расчетных листков; высокая нагрузка на кадровиков и бухгалтерию; недовольство сотрудников из-за отсутствия прозрачности.

После: все кадровые документы доступны онлайн, юридически значимы и подписаны ЭЦП; сокращение времени обработки заявлений с нескольких дней до часов; исключены риски штрафов за несвоевременные выплаты отпускных; автоматическая рассылка расчетных листков и уведомлений; сотрудники получили прозрачность по отпускам и расчетам, руководство — полный контроль; экономия на бумажном документообороте (печать, хранение, доставка).

Кому особенно полезен «1С Кабинет сотрудника»:

·         Компаниям с распределенным штатом или удаленными сотрудниками;

·         Организациям с большим кадровым документооборотом;

·         Работодателям, которые хотят снизить риск штрафов и конфликтов с трудовой инспекцией;

·         Компаниям на 1С: ЗУП, ERP или Бухгалтерии 3.0, которые хотят встроенный, привычный инструмент без сторонних сервисов.

Почему это важно:

1.    Переход на КЭДО снижает риски простоев и штрафов.

2.    «1С Кабинет сотрудника» встроен в привычный интерфейс 1С — не требует перестройки процессов и длительного обучения.

3.    Сервис даёт полный контроль за кадровыми документами, экономит время и деньги, а также делает взаимодействие с сотрудниками прозрачным и современным.

Свяжитесь с нами для консультации и получите индивидуальный план внедрения под ключ для вашего бизнеса!

ИстЛайн: Ваш экспертный партнер в автоматизации HR и кадрового учета на базе «1С». Мы создаем прозрачную среду для HR и бухгалтерии, освобождая вас от рутины и позволяя сосредоточиться на стратегическом развитии бизнеса.