Для многих руководителей переход на электронные перевозочные документы ассоциируется с длительным внедрением, с задержкой документооборота и дополнительной нагрузкой на сотрудников.

На практике сложности могут возникнуть не во внедрении ЭПД, а в том, чтобы не откладывать переход до последнего момента.

Чем ближе сроки обязательного подключения, тем выше нагрузка на государственные сервисы, больше очереди на регистрацию и выше вероятность столкнуться с техническими сложностями именно тогда, когда времени на их решение уже не останется.

Расскажем, как мы помогли компании «Авангард», которые занимаются грузовыми перевозками перейти на работу с ЭПД без остановки текущих процессов.

Исходная ситуация

Компании необходимо было перейти на использование электронных перевозочных документов до установленного срока.

Руководство ставило перед собой сразу несколько задач:

• выполнить требования законодательства;
  
• не отвлекать сотрудников от текущей работы;
  
• избежать простоев в оформлении перевозок;
  
• сохранить привычные процессы в 1С;
  
• быстро обучить пользователей работе с новыми документами.
  

У клиента уже был подключен сервис ЭДО, что позволило существенно сократить сроки внедрения.

Почему компания решила не откладывать переход

Одна из распространённых ошибок бизнеса — ожидание последнего момента.

На практике это приводит к нескольким проблемам:

• сотрудники начинают работать в авральном режиме;
  
• возрастает нагрузка на бухгалтерию и логистов;
  
• возникают очереди на регистрацию в государственных системах;
  
• появляется риск не успеть подготовиться к обязательному использованию
      ЭПД.
  

В компании «Авангард» решили действовать заранее и подготовить инфраструктуру до наступления критических сроков.

Этап 1. Регистрация в ГосЛог

Работы начались с регистрации организации через Госуслуги и подключения к системе ГосЛог.

Заполнили заявку, далее ожидание.

Одобрение заявки заняло около 5–10 минут.

После получения доступа компания смогла приступить к настройке рабочих процессов.

Для руководства это означало главное — выполнение обязательных требований без риска срыва сроков.

Этап 2. Настройка ЭДО и интеграция с 1С

Следующим этапом стала настройка электронного документооборота.

Технически задача выглядела простой, однако именно здесь многие компании теряют время сотрудников.

Часто документы приходится выгружать из учётной системы вручную, сохранять на компьютер, затем загружать в другую программу и проверять корректность передачи данных.

Каждое дополнительное действие увеличивает вероятность ошибки и затраты рабочего времени.

Чтобы исключить эти риски, были настроены:

• заказ-наряды;
  
• электронные перевозочные документы.
  

После настройки документы формируются непосредственно в 1С и сразу отправляются в ЭДО.

Для сотрудников процесс практически не изменился, а количество ручных операций сократилось до минимума.

Этап 3. Настройка сервиса ЭПД

После интеграции с ЭДО был подключён сервис ЭПД.

В системе уже доступны готовые формы документов:

• заказ-наряд;
  
• электронная транспортная накладная.
  

Сотрудникам больше не нужно искать шаблоны или создавать документы вручную. Достаточно заполнить необходимые данные и направить документ участникам перевозки.

С точки зрения управления это снижает зависимость процессов от конкретных сотрудников и уменьшает вероятность ошибок при оформлении документов.

Этап 4. Проверка электронных подписей

Для работы с ЭПД у клиента уже использовалась электронная подпись руководителя.

Дополнительная настройка не потребовалась — специалисты проверили корректность работы сертификатов и готовность к подписанию документов.

Этап 5. Обучение и тестирование

Даже самая качественная настройка не принесёт результата, если сотрудники не понимают, как работать в новой системе.

Поэтому после завершения технических работ было проведено обучение бухгалтера и демонстрация основных процессов.

Во время тестирования были проверены:

• создание заказ-наряда;
  
• оформление электронной транспортной накладной;
  
• подписание документов;
  
• обмен документами между участниками перевозки.
  

Проверка заказ-наряда занимала от 5 до 10 минут.

Проверка электронной транспортной накладной — до 15 минут.

Ошибок и дополнительных проблем в ходе тестирования выявлено не было.

Результат проекта

На момент внедрения компания работала с объёмом около 5–10 перевозочных документов.

В результате компания получила:

• готовность к
      обязательному использованию ЭПД;
  
• снижение рисков ошибок при оформлении документов;
  
• сокращение количества ручных операций;
  
• отсутствие необходимости перестраивать привычные
      процессы работы в 1С;
  
• быстрое обучение сотрудников без длительного периода адаптации.
  

Вывод

Главный вывод этого проекта прост: переход на ЭПД не обязательно означает сложное внедрение и многонедельную перестройку бизнес-процессов.

Гораздо опаснее откладывать подготовку до последнего момента, когда нагрузка на государственные сервисы возрастает, а цена ошибки становится значительно выше.

Кейс компании «Авангард» показывает, что при наличии ЭДО и актуальной версии 1С переход на электронные перевозочные документы можно выполнить за один рабочий день, без остановки работы компании и без дополнительной нагрузки на сотрудников.