Когда появляются новые требования законодательства, многие компании откладывают подготовку до последнего момента. Обычно это приводит к одному сценарию: перегруженные государственные сервисы, срочные задачи для бухгалтерии и ИТ-специалистов, нервозность сотрудников и риск не уложиться в обязательные сроки.

Именно с такой ситуацией столкнулся рынок перевозок в период обязательной регистрации в ГосЛог.

Расскажем, как компания «Джаст-Ин-Тайм», которые занимаются перевозками заранее подготовилась к работе с электронными перевозочными документами и избежали проблем, с которыми столкнулись многие участники отрасли.

Задача

Для руководства компании ключевой задачей было не просто зарегистрироваться в новых государственных системах.

Важно было решить сразу несколько задач:

• выполнить требования законодательства в установленные сроки;
  
• исключить риски      штрафов и организационных проблем в будущем;
  
• не отвлекать      сотрудников от основной работы;
  
• подготовить 1С и документооборот      к дальнейшей работе с ЭПД;
  
• избежать аврального внедрения в последний момент.
  

Для этого требовалось:

• настроить электронную подпись;
  
• зарегистрировать      организацию на Госуслугах;
  
• зарегистрировать      компанию в ГосЛог;
  
• подготовить 1С для      работы с необходимыми документами;
  
• настроить электронный документооборот.
  

Основной риск оказался не в настройке, а в ожидании

Многие компании опасаются технической стороны внедрения: интеграций, настроек и обучения сотрудников.

На практике самым сложным этапом проекта стало ожидание одобрения регистрации.

После регистрации юридического лица на Госуслугах было подано заявление на подключение к ГосЛог.

В этот период рынок готовился к обязательному сроку подключения перевозчиков и экспедиторов. Тысячи организаций одновременно подавали заявления, из-за чего нагрузка на государственные сервисы существенно выросла.

В результате подтверждение доступа заняло около недели.

Этот случай хорошо показывает одну из главных проблем откладывания регистрации: чем ближе дедлайн, тем выше вероятность столкнуться с очередями и задержками, на которые бизнес уже не может повлиять.

Подготовка инфраструктуры: 1С и ЭДО

После регистрации на ГосЛог специалисты приступили к настройке рабочих инструментов.

Были выполнены:

• настройка ЭДО;
  
• подготовка 1С к      работе с электронными перевозочными документами;
  
• настройка необходимых форм документов для обмена      через ЭДО и сервис ЭПД.
  

На первый взгляд это техническая задача. Однако для руководителя здесь важен другой аспект.

Каждая ручная операция в документообороте — это дополнительное время сотрудников, риск ошибок и зависимость процесса от человеческого фактора.

Поэтому задача заключалась не просто в подключении новых сервисов, а в том, чтобы встроить ЭПД в уже существующие процессы компании и не создавать сотрудникам дополнительную нагрузку.

В результате компания получила готовую инфраструктуру для работы с электронными документами без необходимости менять привычные процессы.

Особенности проекта

В отличие от многих внедрений, компания не ставила задачу провести демонстрацию или тестирование сценариев работы.

Приоритет был другим — вовремя пройти регистрацию и обеспечить соответствие новым требованиям законодательства.

Поэтому проект был сфокусирован на регистрации, настройке необходимых сервисов и подготовке системы к дальнейшей эксплуатации.

Результат

По итогам проекта компания:

✔ зарегистрировалась на Госуслугах как юридическое лицо;

✔ получила доступ к ГосЛог;

✔ подготовила 1С к работе с электронными перевозочными документами;

✔ настроила электронный документооборот;

✔ выполнила требования по подключению к государственным сервисам;

✔ создала основу для дальнейшего перехода на ЭПД без дополнительных организационных рисков.

Результат проекта оказался значительно шире, чем просто регистрация в новой системе.

Компания получила:

• уверенность в соблюдении требований законодательства;
  
• отсутствие      необходимости решать вопрос в авральном режиме;
  
• снижение рисков,      связанных с будущим переходом на ЭПД;
  
• готовую      инфраструктуру для цифрового документооборота;
  
• сохранение рабочего времени сотрудников для      выполнения основных задач.
  

Что важно знать компаниям уже сейчас

До 1 мая обязательную регистрацию в ГосЛог должны были пройти перевозчики и экспедиторы.

Для остальных участников перевозочного процесса срок подключения установлен до 1 марта 2027 года.

Однако практика показывает, что большинство компаний начинают действовать ближе к дедлайну. В результате возрастает нагрузка на государственные сервисы, увеличиваются сроки рассмотрения заявок и появляются риски, которых можно было избежать заранее.

Кейс компании «Джаст-Ин-Тайм» показывает: подготовка к работе с ЭПД — это не столько технический проект, сколько управленческое решение. Чем раньше компания начнёт подготовку, тем меньше ресурсов потребуется на внедрение и тем спокойнее будет переход на новые требования.